Pada peringkat permulaan penyerahan koleksi diadakan secara berperingkat-peringkat dan mengikut jenis bahan. Pada peringkat pertama kertaskerja-kertaskerja yang diterima dijilid, diproses dan dikatalog. Bahan-bahan seperti buku-buku dan latihan ilmiah diterima pada peringkat kedua. Ianya diproses dan dikatalog. Penyerah koleksi ini memakan masa hampir setahun dan dijalankan secara berperingklat-peringkat. Bahan-bahan yang diterima haruslah ditentukan samada perlu diambil, dihantar jilid, dibuat salinan dan sebagainya di mana yang sesuai.

Setelah itu ia perlu didaftarkan dan diberi nombor perolehan. Bahan-bahan tersebut akan disusun mengikut nombor kelas. Entri-entri disusun mengikut pengarang atau judul secara berabjad. Tiap-tiap entri mengandungi butir bibliografi seperti pengarang, judul, penerbit dan tempat. Cara mengkatalog adalah berdasarkan kepada Anglo-American Cataloging Rules 2 nd ed. Manakala sistem klasifikasi yang digunakan ialah Dewey Decimal Clafication, 20 th ed.